PRISMA LATAM S.A.S. (en adelante, “Prisma”), sociedad comercial identificada con NIT 902.112.529-7, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, que opera una plataforma de software como servicio (SaaS) para la centralización, organización y administración de la información de los programas y pólizas de seguros de empresas medianas y grandes, en cumplimiento de lo señalado por las normas de protección de datos personales, Ley 1581 de 2012 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y demás normas aplicables, informa que en el desarrollo de su actividad tiene acceso a información personal a la que dará tratamiento en los términos del presente aviso.
Prisma presta servicios estrictamente tecnológicos de gestión de información y no es una compañía aseguradora, ni corredor, agencia o intermediario de seguros. Trata datos personales en dos calidades: como Responsable del Tratamiento, respecto de los datos de los usuarios autorizados de la plataforma, de los representantes y contactos de sus clientes corporativos, de sus prospectos y suscriptores, y de sus proveedores, colaboradores y candidatos; y como Encargado del Tratamiento, respecto de los datos personales que los clientes corporativos y sus usuarios autorizados cargan o registran en la plataforma en relación con sus programas de seguros, como los de tomadores, asegurados, beneficiarios o terceros que figuren en las pólizas, que Prisma trata por cuenta y bajo las instrucciones del cliente corporativo, quien es el Responsable frente a ellos.
1. Tratamiento y finalidad.
Prisma recolectará, almacenará, usará, circulará, transmitirá y suprimirá los datos personales con las siguientes finalidades principales:
- Gestionar la relación comercial, contractual y precontractual con los clientes corporativos, incluida la facturación y el cobro del servicio.
- Habilitar, autenticar y administrar las cuentas de los usuarios autorizados en la plataforma y gestionar sus roles de administrador y miembro dentro de cada organización.
- Permitir la carga de pólizas y documentos, la extracción automatizada de sus campos mediante inteligencia artificial, su revisión y confirmación por el usuario autorizado, y su consulta en los tableros de control, en los reportes de costo total del riesgo (TCOR) y en las exportaciones a Excel.
- Gestionar los proyectos de renovación y suscripción de pólizas del cliente corporativo, incluidas las solicitudes de información que sus usuarios autorizados dirijan por correo electrónico a otras personas a través de la plataforma.
- Prestar soporte técnico y operativo, atender consultas, peticiones y reclamos, y proteger la seguridad de la plataforma.
- Enviar comunicaciones operativas sobre la cuenta y el servicio y, con autorización previa e independiente, boletines, novedades de la plataforma y comunicaciones comerciales.
- Adelantar procesos de selección y administrar las relaciones con colaboradores, contratistas y proveedores.
- Cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias aplicables y atender los requerimientos de autoridades competentes.
La plataforma utiliza inteligencia artificial (Claude, de Anthropic) únicamente como herramienta de apoyo para leer las pólizas cargadas y extraer sus campos. La información extraída debe ser revisada y confirmada por el usuario autorizado antes de guardarse, y la herramienta no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares. Prisma no utiliza el contenido de las pólizas para entrenar modelos propios de inteligencia artificial, no cruza información entre distintos clientes, no envía publicidad a los asegurados y no vende ni comercializa datos personales.
La plataforma no está destinada a la gestión de pólizas de vida ni de salud, y Prisma no solicita a sus usuarios datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si un documento cargado por un cliente corporativo llegara a contenerlos, corresponde a dicho cliente, como Responsable, contar con la autorización exigida por la ley.
Para la prestación del servicio, Prisma se vale de encargados que prestan servicios de alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos, autenticación de usuarios, procesamiento de inteligencia artificial y envío de correos electrónicos, ubicados principalmente en Estados Unidos de América, conforme a la relación contenida en el numeral 7.2 de la Política.
2. Derechos del titular.
Como titular de sus datos personales, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
- (i)Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
- (ii)Acceder en forma gratuita a los datos suministrados que hayan sido objeto de tratamiento.
- (iii)Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
- (iv)Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- (v)Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (https://www.sic.gov.co) quejas por infracciones a la normatividad vigente, agotando previamente el trámite ante Prisma o ante el cliente corporativo, según corresponda.
- (vi)Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
- (vii)Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
3. Mecanismos para conocer la Política de Tratamiento.
Si requiere mayor información para conocer nuestra Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella, consúltela en https://prisma-latam.com/politica-de-privacidad.
Si desea presentar una consulta o reclamo, o ejercer cualquiera de sus derechos como titular, puede comunicarse a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: datospersonales@prisma-latam.com
- Teléfono: (+57) 310 785 5592
- Dirección: Carrera 13 # 106-30, Interior 2, Apartamento 304, Bogotá D.C.
- Sitio web: https://prisma-latam.com
Si sus datos personales fueron incorporados a la plataforma por un cliente corporativo, por ejemplo porque usted figura en una póliza o recibió una solicitud de información de uno de sus usuarios, puede dirigir sus solicitudes directamente a dicho cliente, en su calidad de Responsable del tratamiento. Si las presenta ante Prisma, esta las trasladará al cliente corporativo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción e informará de ello al titular.
Versión: 1.0 · Fecha de entrada en vigencia: 16 de octubre de 2026